Thuê xe cẩu là giải pháp tối ưu cho nhiều nhu cầu như nâng và hạ thiết bị máy móc, vận chuyển hàng hóa nặng, lắp đặt công trình hay hỗ trợ thi công các dự án xây dựng. Vậy thuê xe cẩu cần những giấy tờ gì? Thủ tục có phức tạp không? Trong bài viết dưới đây, Xe chở hàng 24/7 sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại giấy tờ cần chuẩn bị khi thuê xe cẩu từ cá nhân đến doanh nghiệp để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hợp lệ.
1. Vì sao cần chuẩn bị giấy tờ khi thuê xe cẩu?
Không giống như việc thuê xe cá nhân thông thường, thuê xe cẩu thường đi kèm các yếu tố rủi ro như tai nạn lao động, hư hỏng tài sản, ảnh hưởng đến tiến độ thi công hoặc phạm vi pháp lý liên quan đến vận hành thiết bị đặc thù. Do đó, việc chuẩn bị giấy tờ thuê xe cẩu là điều kiện bắt buộc để:
-
Đảm bảo minh bạch quyền lợi và nghĩa vụ giữa bên thuê và bên cho thuê.
-
Tránh rủi ro pháp lý nếu xảy ra sự cố trong quá trình thi công, vận chuyển.
-
Là cơ sở để yêu cầu bảo hiểm bồi thường trong trường hợp có tai nạn, hư hỏng thiết bị.
-
Hạn chế tranh chấp về chi phí, thời gian, phạm vi công việc và trách nhiệm các bên.
Việc thuê xe cẩu, đặc biệt là những dòng xe chuyên dụng với tải trọng lớn như xe cẩu tự hành, xe cẩu tháp hay xe cẩu bánh xích, thường có giá trị tài sản lớn và tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn nếu không thực hiện đúng quy trình. Do đó, giấy tờ hợp lệ là điều kiện bắt buộc không thể bỏ qua.
2. Thuê xe cẩu cần những giấy tờ gì?
Tùy thuộc vào đối tượng thuê là cá nhân hay doanh nghiệp, loại hình dịch vụ thuê (có tài xế hoặc không), cũng như vị trí thi công (trong khuôn viên riêng hay công trình công cộng), các loại giấy tờ cần thiết khi thuê xe cẩu có thể khác nhau. Dưới đây là danh sách giấy tờ phổ biến và cần thiết được phân loại theo từng trường hợp cụ thể.
a. Đối với bên thuê là cá nhân
Nếu bạn là cá nhân (hộ dân, người thuê lẻ cho công trình nhỏ, chuyển thiết bị cá nhân…) có nhu cầu thuê xe cẩu để phục vụ thi công nhà dân, di dời vật liệu hoặc lắp đặt máy móc thiết bị nhỏ, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
-
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản photo hoặc ảnh chụp)
Đây là giấy tờ xác minh danh tính, đảm bảo giao dịch được thực hiện bởi người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Nhiều đơn vị sẽ yêu cầu bản sao công chứng hoặc ảnh chụp rõ nét để lưu hồ sơ.
-
Hợp đồng thuê xe cẩu
Hợp đồng là văn bản quan trọng thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên về nội dung dịch vụ, thời gian, chi phí, phạm vi sử dụng xe cẩu, cũng như điều khoản bồi thường nếu phát sinh rủi ro. Việc ký hợp đồng có giá trị pháp lý, bảo vệ quyền lợi của người thuê.
-
Biên bản bàn giao xe cẩu
Khi nhận xe cẩu, bên cho thuê sẽ lập biên bản bàn giao, ghi rõ tình trạng xe, phụ kiện đi kèm, số giờ hoạt động ban đầu và tình trạng nhiên liệu. Đây là căn cứ để kiểm tra khi hoàn trả xe sau thi công.
-
Giấy phép thi công hoặc văn bản đồng ý thi công
Nếu quá trình thi công diễn ra trên đường phố, khu dân cư, công trình công cộng, bạn cần xin phép chính quyền địa phương để sử dụng xe cẩu. Điều này giúp tránh bị xử phạt hành chính vì sử dụng thiết bị nặng không đúng quy định.
-
Phiếu yêu cầu dịch vụ hoặc đơn đặt hàng (nếu có)
b. Đối với bên thuê là doanh nghiệp
Các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu thuê xe cẩu phục vụ thi công, lắp đặt thiết bị công nghiệp hoặc vận chuyển hàng hóa lớn thường phải chuẩn bị hồ sơ pháp lý chặt chẽ hơn:
-
Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao hoặc ảnh chụp)
Đây là tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Trong hợp đồng thuê xe, thông tin đăng ký kinh doanh sẽ được điền đầy đủ để đảm bảo tính pháp lý.
-
Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho người ký kết hợp đồng thuê xe
Nếu người đại diện ký hợp đồng không phải là giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật, cần có giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu do công ty cấp.
-
Hợp đồng thuê xe cẩu
Hợp đồng với doanh nghiệp thường chi tiết hơn, bao gồm thông tin pháp lý, mã số thuế, hình thức thanh toán, các điều khoản về thời gian, địa điểm thi công, trách nhiệm kỹ thuật và chi phí phát sinh nếu có.
-
Biên bản nghiệm thu/bàn giao thiết bị
Ngoài tình trạng xe, biên bản cũng ghi nhận số km đầu vào, nhiên liệu còn lại, thiết bị đi kèm như rơ-mooc, cáp, móc treo,… Đây là cơ sở để hoàn trả đúng thiết bị sau sử dụng.
-
Giấy phép thi công hoặc giấy phép sử dụng xe cẩu tại khu vực thi công (nếu yêu cầu)
Trong các dự án lớn, bắt buộc phải có giấy phép thi công có ghi rõ vị trí, thời gian và phương án sử dụng xe cẩu. Một số địa phương yêu cầu kèm theo phương án đảm bảo an toàn lao động và giao thông.
-
Hóa đơn VAT (nếu yêu cầu xuất hóa đơn)
Nếu đơn vị thuê yêu cầu xuất hóa đơn để hạch toán chi phí, bên cho thuê cần cung cấp hóa đơn VAT hợp lệ. Đây cũng là bằng chứng tài chính hợp pháp trong thanh toán doanh nghiệp.
3. Một số giấy tờ bên cho thuê xe cẩu cần cung cấp
Ngoài việc chuẩn bị giấy tờ từ phía người thuê, bạn cũng cần chủ động yêu cầu bên cho thuê xuất trình và cam kết cung cấp đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan đến xe cẩu và đội ngũ vận hành. Việc xác minh kỹ càng cũng giúp bạn tránh những rủi ro khi thuê phải xe cẩu không đủ điều kiện kỹ thuật, xe “chạy chui” không đăng ký hoặc tài xế không có chứng chỉ chuyên môn. Một số giấy tờ quan trọng bên cho thuê cần cung cấp bao gồm:
-
Giấy đăng ký xe cẩu (còn hiệu lực).
-
Bảo hiểm xe và bảo hiểm trách nhiệm dân sự.
-
Chứng chỉ vận hành xe cẩu của tài xế (đối với dịch vụ thuê xe có người lái).
-
Giấy kiểm định an toàn kỹ thuật của xe cẩu.
-
Lý lịch bảo trì, sửa chữa xe (nếu cần).
4. Những lưu ý khi chuẩn bị và ký hợp đồng thuê xe cẩu
Hợp đồng là văn bản pháp lý quan trọng, là căn cứ ràng buộc trách nhiệm giữa bên thuê và bên cho thuê xe cẩu. Dù thuê xe trong thời gian ngắn hay dài, với mục đích đơn giản hay phức tạp, người thuê cũng cần đặc biệt lưu ý một số điểm sau đây để đảm bảo quyền lợi và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Đọc kỹ điều khoản hợp đồng
Trước khi đặt bút ký kết, người thuê cần dành thời gian đọc kỹ toàn bộ nội dung hợp đồng. Đặc biệt chú ý đến các phần chi phí phát sinh, trách nhiệm khi xảy ra sự cố, điều kiện thanh toán và điều khoản hủy hợp đồng.
Xác minh kỹ thông tin của bên cho thuê
Để tránh rủi ro khi làm việc với các đơn vị không rõ nguồn gốc, người thuê cần kiểm tra các thông tin như Địa chỉ hoạt động cụ thể, tư cách pháp lý của đơn vị cung cấp dịch vụ ,thông tin phương tiện. Việc xác minh kỹ lưỡng giúp bạn an tâm khi sử dụng dịch vụ, tránh bị lừa đảo hoặc gặp sự cố do thuê phải xe cẩu không đảm bảo an toàn kỹ thuật.
Yêu cầu hóa đơn rõ ràng
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu khấu trừ thuế hoặc đưa chi phí thuê xe vào hạch toán, cần yêu cầu đơn vị cho thuê xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Hóa đơn cần ghi rõ thông tin dịch vụ, mã số thuế, đơn giá, số lượng và thời gian thuê cụ thể.
Lưu giữ toàn bộ giấy tờ liên quan
Việc lưu trữ cẩn thận các giấy tờ có liên quan không chỉ giúp người thuê quản lý công việc hiệu quả mà còn là cơ sở pháp lý nếu cần khiếu nại, đòi bồi thường hoặc đối chiếu thông tin sau này.
Kết luận
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi thuê xe cẩu không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước quan trọng giúp bạn kiểm soát rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh. Hy vọng bài viết đã giúp bạn trả lời được câu hỏi: “Thuê xe cẩu cần những giấy tờ gì?”. Đừng quên chuẩn bị cẩn thận từ bước đầu để việc vận chuyển, thi công bằng xe cẩu diễn ra an toàn – hiệu quả – hợp pháp!
Liên hệ Xe chở hàng 24/7
Xe chở hàng 24/7 là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê xe cẩu uy tín – chất lượng – an toàn. Chúng tôi luôn đặt sự hài lòng của quý khách hàng là ưu tiên hàng đầu.
Liên hệ ngay với Xe chở hàng 24/7 khi bạn có nhu cầu để được tư vấn và hỗ trợ.
Địa chỉ (Address): C9/28 V ấp 3, xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại(Tel): 094.777.2137
Mail: xechohang247@gmail.com
Website: https://xechohang247.com
